GTDとは？
GTDとは、Getting things done の略で、デビットアレン氏が提唱した世界的に有名なタスク管理方法です。
仕事の生産性を高めることや、仕事のモレをなくすことって大切ですよね。
GTDを仕事に取り入れることによって、常に頭の中をクリアに保ち、仕事に追われることがなくなります。
むしろ仕事を追うようになり、目の前の仕事に集中して取り組めるようになります。
GTDのやりかた
用意するもの
どんなやり方でも構いませんが、ざっくりとこんな方法があります。
- 紙とペン
- Excel
- その他ツール
最終的には自分のやり方に合ったツールを使うことをお勧めしますが、
ツール選びだけで時間がかかります。
ツール使った後にいまいちと感じて選びなおすこともあるので、
初めてのGTDは「紙とペン」もしくは「Excel」で十分だと思います。
新入社員等、抱えているタスクがあまり多くないと思えば、まずは紙とペンで構いません。
業務量が増えてきた中堅社員はExcelを使うとよいです。
（Excelは会社員であれば誰しもが使える環境だと思うので）
Excelはカスタマイズ性に優れたツールです。
弱点としては、スマホで見たり更新できなかったり、他端末との共有が手間なこと、加えて業務でExcelを同時に開いていると画面遷移がめんどくさかったりします。
その他ツールはToodledoやOmnifocus、Todoistなどあります。
私は仕事・プライベート含めToodledoでタスク管理をしています。
手順
基本的に収集⇒処理⇒整理⇒見直し⇒実行といった手順で行います。
これらのルーチン化がGTDになります。
Step1 収集
頭の中のタスクをすべて洗い出す作業です。
初めて実施する方は、30分、場合によっては1時間くらい時間かけても構いません。
洗い出すタスクの粒度ですが、
メール返信、会議、会議のインビテーション送付、〇〇の資料作成などこれくらいで十分です。
場合によっては、「〇〇の資料作成のためのデータ収集」など細分化する必要があることもあります。
そのタスクを見て、すぐに取り掛かれる状態とわかるタスクの切り方をしましょう。
ここで重要なことは、
その時考えうるタスクを必ずすべて書き出すこと
１タスクを手に負えるサイズにすること
です。
Step2 処理
洗い出したタスクを分類していきます。
以下のようなリストを作成して分類することがメジャーです。
- インボックス（気になることリスト）
- いますぐやること
- 連絡待ち
- プロジェクト
- 次やることリスト
- 保留（いつかやる）
私の場合は、上記に加えてタスクの所属属性で分けています。
タスクの所属属性がタスクの優先度の一つの目安になるということと、関連タスクが視覚的にわかるためです。
（*正確にはタスクの所属属性と優先度、期日を振っています。期日を「次やることリスト」として活用しています。「連絡待ち」「保留」は必要な際にタスクのステータスとして振っています）
例えば、
仕事タスクとしては
仕事総合：メール返信、勤怠処理など
研修：研修関連など
定型作業：定例会議、定例会議に紐づく資料作成など
非定型作業：緊急で入る一度きりの作業など
プロジェクトＡ：「Ａ」というプロジェクト関連のタスク
プライベートタスクとしては、
家庭：役所に行くなど
契約：契約更新など
Step3 整理
処理で分類したものを、ＧＴＤツールに落とし込みます。
処理と並行で実施しても問題ありません。
タスク管理が慣れてきたらStep1~3を並行実施するようになります。
（その場合でも、Step1 収集だけにフォーカスした時間を週１回は確保することをお勧めします）
Step4 見直し
分類したタスクはすべて1日で終えることはできないはずです。
自身の状況と照らし合わせ実行可能か検討しましょう。
どのタスクが優先度が高いか
それぞれのタスクにどれくらい時間がかかるか
何からしら制約があり今は取り掛かれないなど
優先度の付け方は業務により様々ですが、
「偉い人の指示であること」「明確な期日があり迫っていること」は優先度高いです。
一方、「関係者がない自分で完結するタスク」「遅れることによって誰も困らないタスク」は優先度が低くなります。
優先度がわからない場合は、上司や周りの人に相談して合意形成をとるのも一つの手です。
Step5 実行
Step1～4で準備はできたので、あとは実際にタスクを処理していきます。
Step6 ルーチン化（定期的にGTDを更新する）
タスクを処理していく中で、仕事が増えたり、気になることが増えていくと思います。
増えたらその都度Inboxに追加していきましょう。
自分で決めた周期で一連のプロセスを実行して、インボックスに入ってるタスクを各リストに振り分けましょう。
私の場合は、日次・週次でGTDの更新をしています。
定期的にGTDのリストを更新することで、常にすべてのタスクを管理できるようになります。
頭の中をGTDリストに整理させることで、目の前の仕事をしている時に他のことを心配せず、目の前のことに集中できるようになります。
最後に
GTDは毎日繰り返すことは、はじめのうちは大変面倒くさく感じると思います。
人によっては逆に生産性が落ちたと感じる人もいると思います。
しかし、今より1段階レベルの高い仕事の進め方をするにあたってタスク管理は必ず必要です。
仕事ができる人になればなるほど、タスクの種類が増え、関係者も増え、優先度の付け方も難しくなってくるからです。
GTDは初めのうちは手間ですが、この手間を惜しまずしっかりと時間を割いてあげてください。
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