タスク管理とは
タスク管理はToDo管理とも言います。
タスクとは仕事の作業を小さく区切ったもののことです。
一見、
何から手を付けていいかわからない仕事も、
ジャンルの違う業務が複数存在したとしても、
「持っている業務を細分化して、手に負えるサイズにし、優先順位をつける」
これがタスク管理です。
タスク管理を行うことによって、漏れなく、効率よく業務を行うことができます。
タスク管理を取り入れるメリット
- タスクの漏れがなくなる
- タスクの優先順位が明確になる
- 効率的に仕事を進められる
- プロジェクト達成に必要な過程がわかる
- ストレスが減る！
業務を進めるうえでありがちなことは、
気軽に仕事を引き受け、気が付いたらスケジュールがぱんぱんになってしまい、必死に残業してなんとか終わらせる。
もしくは、引き受けたものの結局タスクが完了できず、「できなかったです」と事後報告して上司から落胆される、、、など社会人であれば誰しもそんな経験をしたことがあるのではないでしょうか。
タスクの漏れがなくなる
タスク管理第一のStep1は「とにかくすべてのタスクを書き出すこと」です。
すべてのタスクを一か所に集約することで、
抱えている仕事の状況が言葉通り「目で見る」ことができるようになります。
タスク管理を始める最初のころは、すべてのタスクを書き出すということも以外と難しかったりします。
しかし、タスクが増える度に、この作ったタスク一覧に追加していくことで「漏れ」を限りなくなくすことができるようになります。
従って、「タスク管理の習慣化＝タスクの漏れがなくなる」と言えます。
※タスク管理方法の具体的なＳｔｅｐは別記事で記載します。
タスクの優先順位が明確になる
タスクを書き出した後に、困るのは「どのタスクから実施すればいいかわからない」ことです。
そのため決めたタスクに優先度を付けて、優先度の高い順に実施します。
正確には優先度と完了期限を考慮して、実施順を決めますがここではわかりやすく優先度順に実施と記載します。（オタリアは優先度≠完了期限と考えています。）
ここで問題になってくるのは、「どうやって優先度を付けるのか」ですが、これは別記事で記載するので割愛します。
お伝えしたいことはタスク管理を行うことによって、
突発的に優先度高い仕事が入ったとしても、ほかの仕事の優先度を考慮して、「仕事を他の人に振る」「自分が元から抱えていた仕事の優先度を下げ、納期調整する」といった業務調整を漏れなく行うことができるようになるということです。
効率的に仕事を進められる
タスクを書き出し、タスクの優先度を付けて、タスクを実行していく中で気づくことがあります。
それは、①繰り返し実行されるタスクがあるということ②大きな仕事を細分化してタスクを作っていくと他の仕事と似たようなタスクが作られるということです。
①について
月/週/日で実行開始時間と見積時間を取ることでスケジュール化（ルーチン化）することができます。
ルーチン化は日々の自分の業務のペースをコントロールするのに役立ちます。
②については下記に記載します。
プロジェクト達成に必要な過程がわかる
仕事は同じことの繰り返しだけではありません。
新しい仕事を始めるときこそタスク管理は役に立ちます。
一見全く新しい仕事に見えても、仕事の進め方の大枠は同じです（計画⇒有識者確認⇒実行）。
タスク管理のStep1「とにかくすべてのタスクを書き出すこと」を日々繰り返した経験は、未知の仕事を「いつか見た景色」に変えることができるようになります。
ストレスが減る！
常日頃からタスク管理をすると頭の中がすっきりした状態で、迷いなく仕事に取り掛かることができます。
タスクをすべて一つのタスク管理ツールに一元化することによって、「頭で覚えておく」必要がなくなります。
これは皆さんが思っている以上に効果が大きいです。
タスク管理を行うことによって仕事が終われば仕事関係のタスクをすべて忘れてもよいという心理的安心感を得ることができます。
仕事は1日1週間の短距離走ではなく、40年のマラソンです。
仕事は人生を楽しむ上で切っても切れない関係だと思いますが、
仕事以外で楽しむ時に仕事を気にかけては楽しみも半減してしまいます。
人生を謳歌するために自分に合ったタスク管理を身につけましょう。
このブログではその手助けをできればと思っています。
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